Questions générales
De quelles informations avez-vous besoin pour créer une page d'inscription ?
Généralement un flyer, une affiche et le réglement de votre évènement contiennent assez d’informations pour la mise en place de votre page. Ces informations peuvent être complétées pour affiner le contenu du formulaire, un échange téléphonique suffit pour comprendre ce dont vous avez besoin
J’ai trouvé plusieurs sites internet qui proposent des services d’inscriptions, en quoi vous distinguez-vous ?
Beaucoup de sites généralistes « d’inscriptions » sont plutôt orientés vers la billetterie ou l’adhésion associative, bien que l’usage puisse être quelque peu étendu. Nous revendiquons avoir des spécificités liées à l’évènementiel sportif comme par exemple la gestion des dossards, le contrôle des certificats médicaux ou le contrôle en ligne des licenciés et bien plus encore …. En un mot, des fonctionnalités incontournables pour mener à bien la gestion du secrétariat d’évènement sportif.
Quel est le coût de votre solution d’inscription en ligne ?
La création et la mise en place de la page d’inscription sont gratuites, ensuite nous appliquons des frais pour chaque inscription en ligne payée par carte bancaire (1€TTC pour un montant d’inscription jusqu’à 20€, grille progressive ensuite). Ces frais peuvent être ajoutés à votre tarif d’inscription ou bien inclus.
Quels sont les moyens de paiement possibles sur votre site ?
Toutes les cartes bancaires de type CB, MasterCard ou Visa sont acceptées. Les cartes bancaires belges Bancontact sont également acceptées
Je travaille déjà avec un chronométreur, comment lui fournir les inscriptions enregistrées sur votre site ?
Vous avez à votre disposition un lien vers une page de téléchargement qui permet de récupérer vos inscriptions sous différents formats utilisés par les logiciels de chronométrage et également des formats type « tableur Excel ». Il vous suffit donc d’envoyer ce lien à votre chronométreur et il pourra récupérer les inscriptions en toute autonomie sans accéder à d’autres éléments de votre événement.
Comment récupère-t-on l’argent des inscriptions ?
Pendant la campagne d’inscription, chaque fin de mois dès lors que le montant des inscriptions dépasse 500€, les inscriptions sont payées sur votre compte bancaire sous la forme d’un acompte. Ensuite, J+2 après l’évènement, le solde des inscriptions est payé.
Les directives établies par le RGPD sont strictes en ce qui concerne la collecte de données. Comment est-ce que vous répondez à ces exigences ?
La protection des données est effectivement un point important pour notre plateforme. Nous sommes conformes aux exigences RGPD et le contrat que nous établissons avec vous demande également le même respect de la part de l’organisateur notamment en ce qui concerne les données qu’il souhaite collecter (par exemple les données collectées doivent être strictement pour l’usage de l’événement). Vous retrouverez le détail de ces exigences dans le bas de page du site web.
Avez-vous des solutions de chronométrage ?
Grace à notre réseau de chronométreurs qui utilisent notre solution en mode gestionnaire, nous avons mis au point un ensemble d’offres avec quelques particularités originales comme par exemple la possibilité de gérer vous-même le chronométrage avec le contrôle à distance d’un technicien ou bien encore une offre avec des dossards réutilisables. Retrouvez plus de détails dans notre menu « Services+ ». Nous avons également une solution intéressante de pointage manuel sur smartphone qui permet d’établir un classement rapide et automatisé.
Nous n’avons pas de site Web pour présenter notre évènement, est-ce que votre page d’inscription peut contenir des informations descriptives ?
C’est, je pense l’un des points forts de notre page d’inscription car son paramétrage très complet en terme de descriptifs, de possibilités d’ajout d’images, de documents, de trace GPS etc .. permet de faire ce cette page un « mini-site web » très complet qui peut présenter votre évènement de façon pertinente
J’utilise déjà un site d’inscription en ligne, pourquoi changer pour ledossard.com ?
Nous n’avons pas la prétention d’être meilleur que les autres mais nous avons toutefois quelques arguments à faire valoir 😊. La plupart des solutions d’inscriptions en ligne pour évènement sportif sont des outils créés par des sociétés de chronométrage. Nous sommes, pour notre part des professionnels de la création de logiciel et notre approche est de fournir un service logiciel spécialisé qui se veut efficace, simple et moderne. Un service qui s’adresse d’ailleurs même aux chronométreurs grâce à notre mode « gestionnaire ». Le monde du digital change à grande vitesse et il est toujours intéressant de jeter un coup d’œil à ce qui se passe ailleurs 😊 . Une simple demande d’essai n’engage à rien et vous permet de comparer en toute objectivité.
De quels éléments avez-vous besoin pour ouvrir un compte sur votre site ?
Nous vous demandons le RIB de votre association ou de votre structure ainsi que vos coordonnées (dénomination, adresse etc …). Nous établissons ensuite un contrat de ventes de vos inscriptions qui récapitule le tarif des frais ainsi que les modalités de fonctionnement.
Avez-vous des garanties de paiement pour les inscriptions payées en ligne ?
Nous utilisons les services d’une plateforme de paiement qui garantit des transactions sécurisées par la procédure « 3D secure » qui oblige une validation du paiement par double authentification. Cette méthode ne permet aucune contestation du paiement et nous permet donc de garantir le paiement de 100% des inscriptions.
Je suis un organisateur "pas très à l’aise" 😉 avec les outils informatique … , est-ce qu’il est envisageable d’utiliser votre solution ?
Ha , Désolé, on ne peut rien pour vous 😊 On plaisante évidemment ! Nous avons des retours d’utilisateurs qui nous font part d’une prise en main simple et rapide et nous accompagnons l’organisateur si besoin par un RDV téléphonique ou Visio pour lui donner les « bonnes pratiques » dans l’utilisation de notre logiciel « backoffice ». 15 à 20 Mn suffisent généralement et c’est Loïc qui s’y colle 😊
Est-ce que vous pouvez fournir des dossards ou des plaques vélo ?
Oui, nous avons la possibilité de fournir des dossards ou bien des plaques de vélo que nous personnalisons aux couleurs de votre événement et également avec le nom des participants. Vous pouvez en savoir plus dans le menu « service+ »
Avez-vous des offres gratuites ou des offres d’essais ?
Nous vous offrons la possibilité de créer la page d’inscription de votre événement gratuitement et sans engagement afin que vous puissiez faire les essais voulus et nous vous mettons également à disposition nos outils de « backoffice ». Le temps de vous faire une opinion 😊
Questions fonctionnalités
J’organise une course FFA et j’ai besoin de vérifier les licences FFA, comment gérez-vous cela ?
Notre plateforme est agréée par la FFA et à ce titre nous avons la possibilité d’accéder aux services de vérification en ligne des licences FFA (Cohérence entre le n° de licence et les coordonnées du participant ainsi que la validité de la licence au moment de l’événement). Aucune vérification de votre part, c’est le système qui s’en charge automatiquement, un gain de temps pour le contrôle 😊
J’organise un triahlon FFTRI et j’ai besoin de vendre les pass compétitions de la FFTRI pour les non licenciés, ça se passe comment ?
Notre plateforme est agréée par la FFTRI et à ce titre nous avons la possibilité de vendre les pass compétition pour le compte de la fédération. Tranquillité pour vous, c’est le logiciel qui gère tout, vente et paiement à la FFTRI. Nous avons également la possibilité de contrôler les licences FFTRI au moment de l’inscription.
Nous organisons un trail avec 6 distances et plus de 2000 participants. Nous passons beaucoup de temps à gérer les changements de distances et même les cessions de dossards, avez-vous des solutions ?
Effectivement la gestion de ce genre de modifications est particulièrement chronophage. Avec notre solution, chaque participant a accès à son espace d’inscription sur lequel vous pouvez lui accorder différentes actions de type « changement d’épreuve », « transfert de dossards », « ajout certificat médical » selon des règles que vous établissez. Le participant peut donc changer d’épreuve et payer la différence de tarif si nécessaire, céder son dossard à une tierce personne avec des frais si vous le souhaitez. Bref, un ensemble de possibilités offertes au participant selon un ensemble de règles que vous mettez en place et qui vous permettront d’automatiser ce genre d’intervention. Un gain de temps appréciable 😊
En 2020, nous avons dû annuler notre évènement pour raison COVID, comment se passe les remboursements avec votre solution ?
Bon nombre d’autres organisateurs ont bien évidement et malheureusement subit le même sort. Nous avons géré ces situations grâce aux procédures de remboursements automatiques de notre système. Il suffit de nous donner les modalités de remboursements (montant de l’inscription -1€ par exemple) et cette règle est appliquée aux participants de tout l’évènement ou d’une épreuve en particulier. Les remboursements sont ensuite crédités sur la carte bancaire du participant.
Plusieurs clubs qui veulent participer à notre événement nous envoient des fichiers d’inscriptions groupées, est-ce que je peux les intégrer ?
Oui nous avons la possibilité d’intégrer des fichiers dans nos bases de données mais concernant les clubs, nous avons également une solution qui permet de créer des comptes pour les clubs. Grâce à ce compte, les clubs pourront inscrire en ligne leurs adhérents et ensuite il vous sera possible d’établir une facture récapitulative des inscrits pour chaque club. Une facilité supplémentaire pour vous.
Nous pratiquons des tarifs différents suivant les dates d’inscriptions, est-ce que c’est faisable automatiquement ?
Oui, nous pouvons paramétrer différentes plages de dates avec des montants différents, c’est le système qui déterminera le tarif à appliquer le moment venu. Concernant les tarifs, il y a également la possibilité de gérer un changement de prix en fonction du nombre d’inscrits
Qu’est-ce que vous appelez « Backoffice » ?
Un « Backoffice » est un peu « l’envers du décor » d’un site internet, il permet, pour ce qui nous concerne de paramétrer la présentation de votre page d’inscription, le formulaire et l’ensemble des éléments de votre évènement. Il met également à votre disposition tout un ensemble de fonctionnalités qui vous permettront de suivre le déroulement et de gérer vos inscriptions.
J’organise un raid avec des équipes qui peuvent être composées de 3 à 5 personnes, est-ce faisable ?
Bien évidement nous gérons les inscriptions par équipe mais votre cas est encore plus particulier puisque vos équipes peuvent avoir des participants variables. C’est malgré tout possible de gérer ce type d’équipe avec la possibilité de mettre en place un tarif forfaitaire pour l’équipe ou bien un tarif par équipier.
Notre trail sur des sentiers étroits attire plus de 1500 participants et nous souhaitons organiser notre départ par vague, comment faire ?
Nous gérons des champs particuliers au niveau du formulaire qui nous permettent de proposer des listes de choix (horaires de vagues par exemple) et surtout d’effectuer un comptage des différents choix en indiquant un maximum autorisé. Parfaitement adapté pour gérer des contingents de vague de départ, cela peut également être utilisé pour des tailles de vêtements par exemple pour lesquelles vous avez un nombre défini par taille
Est-ce que les certificats médicaux sont contrôlés automatiquement ?
Désolé, ce n’est pas possible pour le moment, ça le deviendra dès que les médecins sauront écrire 😊 ou quand tous les certificats seront imprimés ! Pour le moment, vous devrez utiliser notre module de vérification qui sera somme toute d’une grande efficacité pour effectuer cette tâche un peu laborieuse. Le lien privé d’accès à ce module pourra d’ailleurs être transmis à plusieurs personnes de l’organisation afin d’optimiser ce contrôle.
J’organise un trail et j’aimerais faire apparaître les traces GPS des parcours sur ma page, est-ce que c’est possible ?
Oui, les possibilités de présentation de notre page nous permettent d’intégrer un parcours au format GPX, de le visualiser au sein de la page et de le télécharger.
Questions des professionnels de l'évènementiel
Qu’est-ce que vous appelez « mode gestionnaire » ?
Nous mettons à votre disposition l’ensemble de nos outils informatique comme si c’était les vôtres avec en plus la tranquillité de s’affranchir des contraintes techniques que nous gérons pour vous (hébergement, maintenance, assistance téléphonique, aide au paramétrage). Vous disposez de l’ensemble de vos évènements comme si c’était votre plateforme que vous pouvez personnaliser à vos couleurs et logos avec un accès avec votre nom de domaine si besoin.
En tant que chronométreur, j’aimerais pouvoir proposer un agenda de mes évènements, vous pouvez m’aider ?
C’est tout à fait possible, vos évènements peuvent être regroupés sous la forme d’un agenda avec filtres de recherche et cartographie intégrée. L’accès à cet agenda peut être personnalisé par une adresse de votre nom de domaine pour une intégration à votre site par exemple.
Je suis chronométreur et j’utilise déjà une solution d’inscription en « marque blanche », pourquoi changer ?
La question est directe et pas facile à traiter dans une foire aux questions mais je me risque à vous dire que ce genre de solutions est assez rare sur le marché et qu’il est donc intéressant de se pencher au moins par curiosité sur les quelques alternatives existantes 😊. On a parfois de bonnes surprises !
Quel est le coût de ce mode gestionnaire ?
Non seulement l’accès à ce service est gratuit mais il est une source de rémunération pour vous car nous mettons en place un partenariat qui vous permet d’être rémunéré sur les frais d’inscription que vous générez par les inscriptions à vos évènements
Ma société de chronométrage utilise un logiciel d’inscription « maison », peut-on migrer vers votre solution ?
Oui c’est envisageable, nous avons des procédures pour intégrer des évènements à nos bases de données suivant un modèle d’importation. C’est bien évidemment à étudier suivant votre solution actuelle mais nous avons déjà fait ce genre d’importation.
Je travaille dans l’événementiel sportif et notre site référence notre calendrier d’événements, est-il possible de lancer une inscription à partir de notre site ?
Avec notre mode « gestionnaire », nous mettons à disposition un ensemble de web-services (API dans le jargon informatique) qui permettent d’accéder aux données de nos évènements et également d’exécuter le processus d’inscription de notre plateforme à partir de votre site. Ces outils permettent une intégration transparente à votre site.